Überraschungsreise mit MS EUROPA: Organisationstalent

Überraschungsreise mit MS EUROPA: Start und Ziel stehen fest. Los geht es in Istanbul, die Kreuzfahrt endet in Venedig. Über den Kurs entscheiden die Gäste im EUROPA-Parlament. Der PASSAGEN BLOG berichtet über dieses besondere Reisekonzept. Inzwischen hat das EUROPA-Parlament zum letzten Mal getagt – und wir fragen Touristik-Managerin Sonja Schwalbe: Wie wars?

Datum: 07.05.2015
Tags: #mseuropa #Überraschungsreise

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Der Würfel ist geworfen: Die Gäste haben über die letzte Etappe der Überraschungsreise mit der EUROPA abgestimmt. Es war wieder ein knapper Wahlausgang. Für eine Abteilung des Luxusschiffes ging es bei dieser Kreuzfahrt grundsätzlich eng zu, denn kaum stand fest, welcher Hafen angelaufen werden würde, beginnt die Arbeit des Touristik-Teams, die Landgänge müssen organisiert werden… Ein Gespräch über besondere Herausforderungen mit Touristik Managerin Sonja Schwalbe


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Überraschungsreise mit MS EUROPA. Es ist ein mutiges, innovatives Reise-Konzept, das auf dieser Kreuzfahrt zwischen Istanbul und Venedig umgesetzt wird – die Gäste entscheiden, welche Häfen als nächste angelaufen werden. Es ist eine echte Wahl. Und die birgt auch echte Herausforderungen: Sobald das Parlament getagt hat und ein Ergebnis vorliegt, geht es für einige Abteilungen der EUROPA erst richtig los. Zum Beispiel für die Touristik. Das Team von Sonja Schwalbe stellt das Landprogramm zusammen, Ausflüge, Shuttle-Busse, Besuche bei den Sehenswürdigkeiten. Und muss das während dieser Reise für Häfen organisieren, von denen sie nicht wissen konnte, ob sie überhaupt angelaufen werden.


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Worin besteht für das Touristik-Team die größte Herausforderung bei der Überraschungsreise?

Sonja Schwalbe: Ganz eindeutig in der Kurzfristigkeit. Normalerweise haben wir sechs Monate Zeit für die Planung der Landausflüge, wir bestellen Busse, organisieren Besuchszeiten, buchen die Reiseleiter. Jetzt haben wir nur drei bis maximal fünf Tage Vorlauf. Zwar ist noch Vorsaison, und es ist nicht so voll. Dafür sind aber auch die Kapazitäten begrenzt. Und da momentan viele Gruppenreisen unterwegs sind, kommt es doch oft zu Engpässen.

Wie konnte sich das Team auf diese absehbaren Probleme vorbereiten?

Wir haben vom Headoffice aus Hamburg umfangreiche Informationen zu allen möglichen Häfen erhalten, eine Vielzahl an Texten zu Ausflugsangeboten. Und wir haben die Lektoren befragt, was wir gegebenenfalls zusätzlich anbieten könnten, wo sich eventuell eine Surprise Zodiac Cruise anbieten könnte oder ein Tavernen-Abend. Alles andere passiert dann live, direkt nach dem Parlament. Dafür treffen sich die Vertreter aus allen Abteilungen – Hotel, Ausflug, Kapitän – regelmäßig, besprechen die Lage, die nächsten Schritte. Es herrscht ein viel höherer Koordinationsbedarf als sonst.


Sobald das Parlament gewählt hat, informiert das Team von Sonja Schwalbe die Agenturen, mit denen man für Reisen in diese Region gewöhnlich zusammen arbeitet. Diese Agenturen führen die Ausflüge durch. Man informiert sie, welche Häfen angelaufen und welche Ausflüge angeboten werden sollen. Für die Planung muss auch die Liegezeit und die Rückkehr zum Mittagessen einkalkuliert werden. Ein ganzes Bündel an Parametern beeinflusst die Planung.


Was, wenn ein Ort nicht so richtig darauf vorbereitet ist, dass nun bis zu 400 wissenshungrige Deutsche kommen?

Weil momentan nicht so viele Reiseleiter zur Verfügung stehen, mussten diese manche Ausflüge doppelt fahren. Das galt es, in den Ausflugstimings einzuplanen. Auch hier war die Herausforderung die Zeitknappheit. Zudem durfte es nicht zu lange dauern, bis die Flyer mit den Angeboten auf den Suiten lagen, möglichst zeitnah nach dem Parlament. Generell ist es allerdings so, dass die Ausflugsbeteiligung auf dieser Reise geringer ist. Die Gäste gehen häufig individuell an Land, und viele der angelaufenen Häfen bieten sich auch dafür an. Von uns bekommen die Gäste dann die Tipps für Sehenswürdigkeiten, Restaurants, Strände, Shopping-Möglichkeiten…


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Welche Ausflüge waren besonders beliebt?

Die Zeit war knapp. Doch wir haben mit klugen Kurzprogrammen das Maximum für unsere Gäste raus geholt: zwei Ausflüge pro Hafen – ein Rundgang und eine Landschaftsfahrt. Von den organisierten Ausflügen her war Chios sicherlich ein Highlight, die individuellen Landgänger waren vor allem angetan von Mykonos und Santorin.

Für die gute Arbeit hat das Department vom Kapitän ein Überraschungs-Ei geschenkt bekommen. Wie groß ist die Begeisterung für die nächste Überraschungsreise?

Die mangelnde Planbarkeit war eine immense Herausforderung. Dafür, dass wir das noch alles so gut hin bekommen haben, hätten wir einen ganzen Karton voller Überraschungseier verdient. Nein, Scherz bei Seite. Die Reise, vor allem die Möglichkeit, auf ihren Verlauf Einfluss zu nehmen, hat nicht nur den Gästen, sondern auch uns viel Spaß gemacht. Es herrschte eine besondere Stimmung an Bord. Und ich bin stolz, dabei gewesen zu sein.


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Die Überraschungsreise läuft seit dem 26. April. Hier, im PASSAGEN BLOG, können Sie die Reise verfolgen. Auf der Website von Hapag-Lloyd Kreuzfahrten finden Sie weitere Informationen zur Wunschreise mit der EUROPA. Auf der nächsten Kreuzfahrt, bei der die Gäste den Kurs bestimmen können, tagt dann das EUROPA 2-Parlament – während der Überraschungsreise mit der EUROPA 2 von Istanbul nach Piräus.

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